Alaposabb gazdálkodásra ad lehetőséget és nagymértékben megkönnyíti egy vállalat életét, ha megfelelő szoftvernyilvántartással rendelkezik. A megfelelő szoftvernyilvántartás ismérveiről a Computerworld Zsoldos Sándor ügyvezetőnkkel készített interjút.
Miután a költségcsökkentés jegyében a vállalatok a lehető legtöbb fölös kiadásukat sikerrel megszüntették, előbb-utóbb eljutnak a cég szoftverparkjának átvizsgálásához is. Itt szintén jelentős összegeket tudnának megspórolni, amellett, hogy az illegális szoftverhasználatból eredő kockázatokat is minimálisra csökkenthetnék. De ami nincs pontosan nyilvántartva, azon nagyon nehéz úrrá lenni. Erről beszélgettünk Zsoldos Sándorral, az IPR-Insights ügyvezető igazgatójával.
Az idén októberben 10. születésnapját ünneplő IPR-Insights tapasztalata az, hogy a szervezetek nem rendelkeznek megfelelő nyilvántartó rendszerrel: a legtöbb eszköz ugyanis nem szolgál kielégítő adatokkal ahhoz, hogy azok alapján pontosan meghatározható legyen, mely licenckonstrukciók nem megfelelők, hol van alul-, illetve túlhasználat, és min kellene változtatni az optimális működés érdekében. ?Nem csoda, hiszen egy átlagos, pár száz számítógépet használó vállalatnál is több tízezres szoftverpéldányszámról beszélhetünk, amelyek ráadásul folyamatosan változnak úgy, hogy közben a szoftverlicencek is napról napra bonyolultabbá válnak, így óriási terhet rónak a szoftvergazdálkodást végző szakemberekre. A közép- és nagyvállalatok esetében pedig már olyan hatalmas a mennyiség, hogy azt megfelelő szoftvernyilvántartó rendszer nélkül képtelenség áttekinteni? ? mondta a szakember.
De miért is van szükség szoftvernyilvántartó rendszerre? Nos, a költségcsökkentés és a megfelelőség biztosítása talán a legfontosabb két szempont. Egy jó rendszer ugyanis képes kiszűrni, hol van olyan felesleges kiadás, amelyet meg lehet szüntetni, hol van olyan többlet, amit el lehet adni, és mennyit kell utólagosan pótolni a túlhasználat miatt. Igaz ugyan, hogy ez utóbbi kiadásokat jelent, azonban a vállalat számára hosszú távon nagyon is kifizetődő, ha szoftvereinek licencei rendben vannak, és a hiányokat nem egy szoftvergyártói audit tárja fel. Egy alkalmas szoftvernyilvántartó rendszer ráadásul óriási segítséget nyújt a hiány csökkentésében is, feltárva a nem használt, ám telepített szoftvereket, vagy az olyan típusú használatot, amelynél szerkesztőprogramok helyett elegendő lehet egy lényegesen olcsóbb nézegető (?viewer?) alkalmazása is.
Amint azt az ügyvezető elmondta, a szoftvernyilvántartás tekintetében rengeteg tévhit él a szakemberek fejében, amiért bizonyos mértékben az ilyen rendszerek fejlesztői tehetők felelőssé. A gyártók érthető módon saját terméküket tekintik a legmegfelelőbbnek, noha azok többnyire nem vesznek figyelembe minden kritikus pontot. Gyakori az a téves nézet, hogy csak a munkaállomásokra telepített szoftverekkel kell foglalkozni, pedig sokszor ? főleg az informatikaintenzív vállalatok esetében ? a mérleg nyelve inkább a szerveroldali licencek felé dől. Ráadásul, sok szoftvernél nem elegendő csak a telepítésekkel foglalkozni; vannak felhasználóalapú és hozzáférés-alapú licencek, sőt időnként az sem számít, hány felhasználóról beszélünk, mert teljesen más adatok alapján licencelődnek az adott szoftverek.
Nagyon sok, önmagát a szoftvernyilvántartó piacra pozicionáló gyártó mégis megragad a telepítés oldalon, ezáltal óriási lyukakat hagyva a szoftvernyilvántartásban, abba a hamis illúzióba ringatva a szoftvergazdákat és informatikai igazgatókat, hogy a meglévő rendszer képes minden licencigényt feltárni. Így mindaddig, amíg a szakember felületes információk alapján dönt a szoftverbeszerzések kérdéséről, olyan elemet épít be a rendszerébe, ami biztos, hogy hibát hibára fog halmozni.
Igen gyakori csapda, amelybe a vállalatok beleesnek, hogy a kiválasztott eszköznyilvántartó rendszer egyáltalán nem, vagy csak limitáltan képes a szoftverlicencek kezelésére. Emiatt az ilyen rendszerekkel hatalmas, gyakran megoldhatatlan mértékű adminisztrációs terhet jelent a szoftvergazdálkodás alapvető kérdéseinek megválaszolása, azaz a feleslegek és a hiányok kimutatása.
Zsoldos Sándor szerint az igazi szoftvernyilvántartó rendszer legfőbb ismérvei a következők: az eszköz nemcsak a telepítésekkel foglalkozik, hanem a szoftverhasználat teljes követésére képes, pontosan azonosítja a használatban lévő szoftvereket, az elektronikusan nem kiolvasható adatok esetében is biztosítja a szükséges nyilvántartás lehetőségét, képes a meglévő szoftverlicencek tulajdonságainak nyilvántartására és az e szerinti naprakész licencleltár teljesen automatizált elkészítésére. Ezek mellett természetesen rengeteg olyan funkció van még, amely tovább könnyíti a szoftvergazda életét, legyen az automatizált szoftverigénylő rendszer vagy a pontos gazdálkodást támogató szoftverkatalógus.
Összefoglalva, egy átlagos eszköznyilvántartó megoldás vagy rendszermenedzsment eszköz használata esetén még nem beszélhetünk sem költségcsökkentésről, sem megfelelőségről. Egy valódi szoftvernyilvántartó rendszer bevezetésével azonban már egy-két hónapon belül feltárható a túlhasználat vagy a túlköltés, és segítségével akár egy éven belül jelentős megtakarításokat lehet elérni.
A cikk a Computerworld október 31-én megjelent számában, valamint a CW Online-on ide kattintva is megtalálható.
