Mielőtt asztalhoz ülünk tárgyalni, legyen szó bármilyen ügyről, érdemes jó előre felkészülni. Először is tudnunk kell, mit akarunk elérni, és mit vagyunk hajlandóak elengedni (a legjobb, ha ezt számszerűsíteni tudjuk). A másik, amit feltétlenül tudnunk kell, hogy a velünk szemben ülő fél miért ül ott: mi a célja, milyen lapok vannak a kezében, és tudnunk kell, várhatóan mit reagál majd az egyes lépéseinkre.
Akkor tehát kezdjük: mit várhatunk egy szoftverauditortól?
Röviden: arra lehet elsősorban számítani, hogy olyan megállapításokat szeretne tenni, ami ügyfelének pénzébe fog kerülni.
Az auditor nem független szakértő. Triviálisnak tűnhet ez a megállapítás, de sok esetben nem az. Sokszor ugyanis sikerül ilyen képet kialakítaniuk magukról a vállalatok vezetőinek fejében, és sok esetben van is rá némi alapjuk. Számos gyártó nem a saját alkalmazásában álló, hanem külsős auditorokkal dolgozik, jellemzően a Big Four ? a Deloitte, a PwC (PricewaterhouseCoopers), az Ernst & Young vagy a KPMG ? embereivel.
Az auditor tehát megbízással érkezik. Ezt fontos figyelembe venni. És ha tudjuk azt, hogy a szoftvergyártók mennyire értékesítés-központúak, és tisztában vagyunk azzal, hogy ezek az ellenőrzések mekkora bevételeket jelentenek, akkor azt is sejthetjük, hogy mi alapján kompenzálják őket.
Azt is tudnunk kell, hogy az ellenőrnek sincs korlátlanul sok ideje a vizsgálatra. Nem feltétlenül fog mindenben a legutolsó részletig elmenni: elsőként a kevesebb munkával sok bevételt ígérő pontokra, az alacsonyan függő gyümölcsökre céloz. Ezek közé tartoznak a gyártónként egyedi csapdahelyzetek is, amelyekre feltétlenül érdemes odafigyelni és külső segítséggel felkészülni.
Fontos tisztában lenni az auditra vonatkozó szerződéses feltételekkel. Egyes gyártók úgy rendelkeznek a megállapodásban, hogy amennyiben a szerződött és a tényleges felhasználás között 5 százaléknál nagyobb az eltérés, az auditor díját a vizsgált cég fizeti. Ez pedig Big Fourtól érkező emberek esetében nem kevés pénzt jelent. Tehát az auditor érdekelt abban, hogy találjon valamit. Ettől függetlenül az audittal való teljes együttműködés az ügyfélnek kötelessége, ami csak igen szélsőséges esetekben korlátozható. Ilyen lehet az, ha a vizsgálódó cég saját szoftverein kívül olyan területek iránt érdeklődik, amelyek nem kifejezetten relevánsak, vagy ha a vizsgálat megzavarja a normális napi működést. Bár a szerződéses felek egyenrangúak, a gyártók ezt hajlamosak másképpen látni.
A licencszerződések rögzítik, hogy a felhasználó felelős a felhasználásáért, sőt, a gyártók lényegileg minden felelősséget a felhasználói oldalra tolnak, és olyan fokú alaposságot várnak el ügyfeleiktől, amilyet ők maguk sem tanúsítanak. A való életben rengeteg szempont és akadály nehezíti a szabályoknak való megfelelést, sőt, maguk a szerződéses feltételek is válhatnak ilyen akadállyá. Vannak olyan licencszerződések, amelyek meghatározásai nem elég pontosak a felhasználás gyakorlati megítélése szempontjából, s így nehezen értelmezhetőek, illetve alkalmazhatóak. Ilyen esetekben a vitás helyzetek borítékolhatóak, ahogyan az is, hogy a gyártó ezeket a pontokat saját előnyére fogja értelmezni. Bár alapvetően a gyártó számára kedvezőbb értelmezés az irányadó, ez nem jelenti azt, hogy feltétel nélkül igaza lenne: a megállapításoknak a szerződésből levezethetőknek, tényekkel alátámaszthatóknak kell lenniük. Az ügyfeleknek ? egyenlő félként ? van lehetőségük a nem egyértelmű fogalmak tényeken alapuló értelmezésre, amelyeket ütköztetni kell a gyártó elképzelésével, hiszen a különbség listaáron néhány milliótól milliárdos nagyságrendig terjedhet. Az ügyfeleknek kötelességük a ténylegesen megvalósított felhasználás értékét megfizetniük, de semmi olyat, ami ezen túlmegy, vagy nem tényeken alapul.
A hiányok rendezésében eltérő a gyártók hozzáállása. Némelyikük akár az audit ideje alatt is megengedi a licencvásárlást, míg mások ? főleg a külsős auditort alkalmazó cégek ? az audit kezdetén fennálló állapotot fagyasztják be úgy licenc, mint felhasználás oldalon. Ez utóbbi módszer nyilván jobb a visszamenőleges fizetési kötelezettségek illetve az auditor kompenzációjának megállapításához is.
Ha ezekkel tisztában vagyunk, és a felkészülés során ? de lehetőleg már jóval az értesítés előtt ? megismertük a helyzetünket, és tudjuk, mire számíthatunk, csökkenthetjük a gyártó információs előnyét, és egyenlőbb félként ülhetünk az asztalhoz egy audit során. A hiányért így is helyt kell állni, de annak mértéke sokkal kedvezőbb lehet. A királynak meg kell adni, ami a királyé ? de egy forinttal sem többet.
