A Gartner szerint az I&O (Infrastructure and Operations) vezetők szoftverlicencelésre fordított kiadásaikat akár 30%-kal csökkenthetik a licencoptimalizálás (SLO – Software License Optimization) bevált módszereit követve. A szoftvereszköz-gazdálkodással (SAM – Software Asset Management) foglalkozó szakemberek számára a legnagyobb kihívás, hogy a kiadások csökkentésével egyidejűleg a jogszerűtlen szoftverhasználat kockázatait is csökkentsék – azaz figyelmesen egyensúlyozzanak Szkülla és Kharübdisz között.
A feladat összetettségét jól mutatja, hogy miközben első ránézésre informatikai rendszerek és eszközök kezelése a feladat, az elérendő célok egyúttal pénzügyi és jogi természetűek is. A licencoptimalizálás tehát komplex informatikai, számviteli, és jogi ismereteket kíván. A licencek nem életciklusnak megfelelő kezelése jelentős extra költségekkel és kockázatokkal terhelheti meg a szervezetet: a túllicencelés, kedvezőtlen beszerzés, nem használt shelfware, stb. pénzügyi kockázatával. Az alullicencelés pedig – különös tekintettel az egyre gyakoribb szoftvergyártói auditokra – óriási jogi (és végső soron szintén pénzügyi) kockázatot hordoz.
Ráadásul a gyártói licenckonstrukciók egyre összetettebbek, és folyamatosan változnak. Ezek követése a licencmendzserek számára egyre nagyobb feladatot jelent, hiszen már egy 2000 gépes közép-/nagyvállalati hálózaton is 4-5000 különféle szoftver futhat. És akkor még nem is ejtettünk szót arról, hogy nemcsak az összetett szerverkörnyezet, bonyolult infrastruktúra, felhő alapú és hagyományos megoldások együttes alkalmazása jelenthet kihívást, hanem sok esetben a látszólag egyszerűbb, kliensoldali termékek licencigényének meghatározása is. Megkülönböztetett figyelmet érdemel a nem telepítésszám alapján licencelendő termékek megfelelősége, amikor a szoftverhasználat mértékének pontos meghatározása számos olyan adat kinyerését igényli, ami a munkaállomások és a szerverek felmérésével nem állapítható meg.
A szoftverköltégek csökkentését és egyidejűleg a licencfeltételeknek megfelelő szoftverhasználatot biztosító szaktudásnak a fenntartása egy adott vállalaton belül többnyire nem gazdaságos. Az IPR-Insights licenctanácsadói a bevált legjobb gyakorlatok, lehetőségek és esetleges buktatók ismeretében segédkezet tudnak nyújtani abban, hogy a vállalat éppen annyit, de csak annyit költsön szoftverekre, amennyit valóban szükséges.
A hatékony szoftvergazdálkodás kialakításához és hosszú távú fenntarthatóságához feltétlenül szükséges egy licencaudit- és szoftvernyilvántartó rendszer (SAM tool) bevezetése is. A SAM-Insights rendszert az IPR-Insights átfogó licencelési ismerettel, és számos szoftvergazdálkodási audit során szerzett tapasztalattal rendelkező munkatársai specifikálták. A munkaállomások és szerverek szoftver és hardver adatainak összegyűjtésén túl olyan nyilvántartási, szoftvergazdálkodási és licencelési segédletet tartalmaz, amely valóban hatékonyan támogatja a licencoptimalizálást, szoftvergazdálkodást.
A megfelelő SAM célszoftver alkalmazása, a szoftverkonfigurációk optimalizálása, a szoftverhasználat mérése, az esetleges szükségtelen alkalmazások eltávolítása, a tiltott szoftverhasználat folyamatos ellenőrzése, és megszüntetése, valamint számos egyéb SAM eszköz együtt szolgálja a magabiztos navigálást Szkülla és Kharübdisz között: a licencoptimalizálást.
