2016. július 29-én az Egyesült Államokban törvényerőre emelkedett a MEGABYTE Act (Making Electronic Government Accountable by Yielding Tangible Efficiencies Act of 2016). A frissen elfogadott jogszabállyal az amerikai kormányzat törvényi szintre emelte szoftvereszköz-gazdálkodással járó kötelezettségeket a szövetségi szervek számára. Az erre vonatkozó javaslat még 2015-ben került az amerikai szenátus elé egy tanulmány eredményeként, amely kimutatta, hogy a szövetségi szoftvergazdálkodási szabályozások körültekintő és átfogó alkalmazása egyetlen állami szervnél 181.000 dollár éves adómegtakarítást hozott. A MEGABYTE Act tehát akár milliárdos megtakarítást hozhat az egész szövetségi kormányra vetítve! A felesleges kiadások megakadályozása érdekében valamennyi állami szervre érvényes szoftvergazdálkodási programot indítanak. Körvonalazzák a szoftverlicencek kezelésének, használatának, beszerzésének, a telepítéseknek illetve a megfelelőségnek az elveit:
- A kormányzati szerveknél szabályozni kell a nagyvállalati licencszerződések és a kereskedelmi szoftverek gazdálkodásával kapcsolatos szerepköröket és felelősségi rendszert.
- A törvény hatálya alá tartozó szövetségi szerveknek átfogó – a licencekre fordított kiadások valamint a nagyvállalati licencek legalább 80 százalékát lefedő leltárt kell készíteni.
- A szoftverlicenceket a teljes szoftver-életcikluson át nyomon kell követni.
- A költséghatékony döntések megalapozása érdekében rutinszerű eljárásokat kell kialakítani a szoftverhasználat és más adatok elemzésére.
- A folyamatban résztvevők számára szoftvergazdálkodási képzéseket kell tartani.
- Meg kell határozni a licencmenedzsment program céljait és célkitűzéseit.
- A szoftvereszköz-gazdálkodást integrálni kell a meglévő folyamatokkal és mérőszámokkal.
Óriási feladatról van szó: a szövetségi kormány mintegy évi 6 milliárd dollárt költ szoftverekre 42 ezer tranzakció során. És hatalmas a megtakarítási potenciál is – még ha nem a SAM szakértők által elfogadott 30%-os megtakarítási lehetőséget vesszük is alapul – ennek az összegnek már 1%-a is 60 millió dollár! Az államigazgatás bonyolult szervezete ? nem beszélve a nemzetbiztonsági és egyéb titkossági szempontokról ? természetesen megnehezíti a megvalósítást. Szorosnak látszik a kiinduló leltár elkészítésére szabott szeptember végi határidő is. Ugyanakkor hajtóerőt jelenthetnek a nagy szoftverszállítók egyre gyakoribb auditjai ? a hírek az IBM többszöri és több millió dolláros büntetési tételeiről szólnak a közelmúltból az államigazgatási szektorban.
Nem mellékesen a SAM program révén elérhető jelentős költségvetési megtakarítás példát mutathat a nagy cégeknek is. Sőt, ha a program beválik, elképzelhető, hogy a törvényalkotó kiterjeszti a szoftvergazdálkodással kapcsolatos elvárásait / ajánlásait az államigazgatás beszállítóira is – onnan kezdve már nemcsak gazdasági lehetőség, de egyúttal kötelesség is lesz a licencoptimalizálás, költséggazdálkodás és szoftver-életciklus menedzsment.
És persze, ha egy kicsit magunkra irányítjuk a fókuszt, a magyar államigazgatásnak, a magyar vállalati szektornak, de akár a magyar törvényhozásnak is iránymutatás. A hatékony szoftvergazdálkodás egyik feltétele, hogy a folyamatok mögött kellő vezetői elköteleződés álljon. Mi más lehetne az elköteleződés jobb kifejeződése a közszférában, mint egy, a legmagasabb helyről származó jogszabály?
Figyelemre méltó a törvényben tetten érhető, a hatékony gazdálkodásra fókuszáló szemlélet, amit jól példáz a licencleltár teljes körűségére vonatkozó rendelkezés, amely a teljesség feltételéül a volumenlicencek és a licencekkel kapcsolatos kiadások 80%-át határozza meg. Nem pusztán egy újabb adminisztrációs teherről van szó tehát, hanem kőkemény költség-haszon elemzésen alapuló eredményorientált folyamatok implementálásáról.
Mindezen túl, ami a MEGABYTE Act-ben szerepel az a gyakorlati szoftvergazdálkodás alapvető elveinek összefoglalása – olyan standard, amit bármely nagy szoftverhasználó szervezetnek érdemes bevezetnie és alkalmaznia. A szoftvereszköz-gazdálkodás kialakítása és működtetése során persze számos olyan feladat merülhet fel, amely megkívánja a szerteágazó SAM folyamatok és a kapcsolódó szakterületek (informatika, jog, számvitel, vállalatirányítás stb.) összefüggéseinek ismeretét. Nem könnyíti meg az eligazodást a számtalan szoftvergyártó változatos és folyton változó licencelési politikája sem. E szaktudásnak a felépítése és folyamatos fejlesztése, vagy csak egyszerű szinten tartása gyakran túlzott anyagi terhet ró a felhasználókra (intézményekre, vállalkozásokra egyaránt).
Kézenfekvő megoldás szakértő tanácsadókat segítségül hívni, akik széleskörű iparági és megfelelő gyakorlati szoftvergazdálkodási tapasztalattal is rendelkeznek. A bevált legjobb gyakorlatok, a lehetőségek és a várható buktatók ismeretében biztosan tájékozódnak a licencelés útvesztőiben, így biztosítva, hogy a felhasználók éppen annyit, de csak annyit költsenek szoftverekre, amennyit valóban szükséges.
