A hatékony szoftver-eszközgazdálkodáshoz (SAM) illetve sikeres licencoptimalizáláshoz (SLO) elengedhetetlen a hardverpark pontos és naprakész ismerete, illetve az, hogy néhány alapvető hardver-eszközgazdálkodási (HAM) kérdést tisztázhassunk:
- Hiánytalan lista a szervezet összes hardvereszközéről: ez szolgál referenciaként a SAM rendszer által begyűjtendő adatok kapcsán. Tipikus nehézség és adathiba-forrás lehet például a kiemelt biztonsági zónába sorolt adatközpont-szerverek léte (és HAM/SAM-adataik elérhetetlensége).
- Az eszközök sorozatszáma: ez segít egyértelmű hozzárendeléseket kialakítani a SAM-rendszer által gyűjtött adatokhoz.
- Az eszközök életút-státusza (használatban, készleten, leselejtezve, stb.): nagyon fontos ahhoz, hogy ne számoljunk hozzá szükségtelen licencigényeket a valódiakhoz.
- Az eszközök szerepe (aktív, tartalék, teszt, stb.): segít abban, hogy a különböző hardverszerepekhez köthető licenceket helyesen osszuk el. (A tesztkörnyezetben használt szoftverek például gyakran nem igényelnek külön licencet.)
- Az eszközök tulajdonosa: ennek ismerete az egyes eszközök szervezeti egységenkénti licenchasználatának meghatározásában, adott esetben az alkalmazandó licenckonstrukció kiválasztásában segít.
- Megosztott (multi user) eszközök (pl.: oktatógépek, call center stb.): ennek ismerete megkönnyíti a megfelelő licencelés (pl.: eszközalapú) kiválasztását.
Olyan folyamatokat kell kialakítani, ami garantálja, hogy minden új eszköz szerepel a hardvernyilvántartásban, és ahol az egyes eszközökhöz köthető szoftverek is ismertek, valamint a hardverek sorozatszáma mellett életút-státuszuk, szerepük, tulajdonosuk és esetleges megosztott használatuk is nyomon követhető, illetve az ezekkel kapcsolatos szabályozások is egyértelműek.
A szoftvergazdálkodási rendszer a szervezet számos pontjáról gyűjt össze és integrál adatokat, annak érdekében, hogy képet alkothasson a szervezet tényleges licencelési állapotáról (Effective License Position ? ELP). Mindezek sarokpontja a hardver- és szoftverleltár, ugyanakkor a fent említett eszköz-életciklus, -szerep, -tulajdon adatok is szükségesek a licencoptimalizáláshoz. Ez utóbbi adatok gyakran a Configuration Management Database-ből (CMDB), illetve egyes szervezetek esetében a HA rendszerből nyerhetők ki.
A költséghatékony működést támogató ITAM rendszernek tehát fontos eleme mind a hardver-, mind pedig a szoftvergazdálkodás. Szempont az is, hogy mindkét területre specializált (minél átfogóbb funkcionalitású) rendszert használjunk, és a két rendszernek integráltan kell együttműködnie.
