Az IT asset management-re (ITAM) érdemes inkább folyamatként, mintsem projektként tekinteni. A projekt többnyire valamilyen váratlan eseményre reagál (pl.: gyártói szoftveraudit, vagy javítócsomagok sürgős telepítése), és a helyzet megoldása után a fókusz csökken – egészen a következő esemény bekövetkeztéig.
Az eszközgazdálkodás mint folyamat sokkal kiegyensúlyozottabb és hatékonyabb megközelítés. A hardver- és szoftverbefektetések egyaránt jelentős vagyont képviselnek, tervszerű „karbantartásuk” indokolt, aminek kapcsán érdemes az alábbi 10 bevált gyakorlatot szem előtt tartani:
- Legyen az ügynek (legalább) egy személyes képviselője a menedzsmentben. Ahol nincs, az ITAM kezdeményezés általában elhal: prioritása csökken, költségvetését elvonják. A személyes képviselő tudja meggyőzni a menedzsmentet az ITAM hasznáról, és ő tud tenni is arról, hogy valóban hasznos legyen.
- Vonjuk be az ITAM-csapatot a folyamatok kialakításába, ne csak vakon kövessenek előírásokat. Így sokkal inkább magukénak érzik majd, és sikeresebben is képviselik azokat.
- Jobb ma egy veréb? Induljunk egy részterülettel (pilottal), és készítsünk tervet a fokozatos kiterjesztésre.
- Nem lehet minden egyformán fontos. Definiáljuk a kritikus eszközök kritériumait. Lehet ez speciális hardver, bizonyos szoftver – az eszközlista áttekintése segít meghatározni őket. A kritikus eszközök kiemelt figyelmet igényelnek – a pontosan definiált kritériumok megóvják az ITAM-csapat tagjait a túlterheléstől.
- Az életciklus-alapú ITAM szemlélet a beszerzési igény felmerülésével indul, és az eszköz leírásáig tart (amikor a szoftverlicenceket visszavesszük, de a korábbi eszköz-információkat természetesen archiváljuk.)
- A CMDB nem elengedhetetlen, de hasznos eszköz a konfiguráció-rekordok kezelésére, így az IT eszközök és kapcsolódásaik átlátására is. Jól integrálhatók benne a több forrásból származó adatok – a fontos kérdés itt is annak eldöntése, mit tartalmazzon mindenképpen, és mi az, amivel már feleslegesen túlterheljük az adatbázist.
- Automatizálni, automatizálni, automatizálni. Minden manuálisan és visszatérően végzett munka esetében vizsgáljuk meg, automatizálható-e? Legyen szó javítócsomagokról, telepítésekről, jelentésekről – számos módja van, hogy egyszer automatizáljuk a folyamatot, s többé ne legyen rá gondunk.
- Bocsássuk rendelkezésre az összegyűjtött ITAM adatokat minél több szervezeti egységnek, ahol hasznos ehet. A legkézenfekvőbb a felhasználói támogatást nyújtó csoport: az adatintegráció rövidítheti a problémamegoldást, automatizálhat bizonyos beszerzéseket, és végeredményben növeli a felhasználói elégedettséget. A változásmenedzsment is profitálhat az adatokból: biztosítható, hogy a változások ne járjanak átmeneti eszközhiánnyal, esetleg üzleti kritikus területek működési zavarával.
- A szoftvergazdálkodás esetében annak ismerete, hogy mire van licencünk gyakran fontosabb, mint az, hogy valójában mit telepítettünk. A szoftverauditokon a legtöbb szervezet azért bizonyul alullicenceltnek, mert nem tudja alátámasztani, hogy jogszerűen használja, amit használ. Alapvető, hogy legyen meg és legyen kéznél minden szüksége számla és dokumentum, amikor a gyártó bekopogtat, hogy ellenőrizzen.
- Alakítsunk ki visszajelzési mechanizmust az ITAM-csapat, az IT és az üzleti felhasználók közt. Tervezzük be a változást és fejlesztést, hiszen minél integráltabb lesz az ITAM, annál több ilyen irányú igény merülhet fel. Az pedig nem kérdés, hogy a gyorsan változó üzleti környezetben az IT egyike a legkevésbé statikus területeknek.
Egyetlen ITAM / SAM projekt tehát önmagában nem oldja meg az eszközgazdálkodási problémákat, csak elindítója lehet a problémamegoldó folyamatnak. A fent leírt módszerekkel olyan működésmódot lehet kialakítani, ami segít a problémák fokozatos felszámolásában és megakadályozza azok újbóli kialakulását.
