Javában benne vagyunk a járvány második hullámában. Bár most nem léptek életbe olyan mértékű korlátozások, mint tavasszal, a munkáltatók jelentős része gyorsan újra átállt részbeni vagy teljes távmunkára, már ahol egyáltalán visszaálltak nyár végére az irodai munkavégzésre. Emellett a higiénia fókuszba kerülése, valamint a járványhelyzet következményeként fenyegető recesszió árnyéka együttesen jelentős változásokat okozott a legtöbb vállalat működésében. Megváltozott a fókusz, bizonyos projektek felértékelődtek, más kezdeményezéseket leállítottak, vagy jelentősen visszafogtak.
Az ügyfeleinkkel beszélgetve napi szinten tapasztaljuk mi is, hogy ezek a változások érintik a saját szűken vett szakmánk, a szoftvereszköz-gazdálkodás területét is. Az alábbiakban összeszedtem azokat a kérdéseket, változásokat, amikre ma felkészülten kell reagálnia egy vállalati licencmenedzsernek.
- Gyártói auditok
A jelenlegi krízist nagyon sokan hasonlítják a 2008-as pénzügyi válsághoz. Bár a két helyzet nagyon sok jellemzőjében különbözik, közös pontnak tűnik a licencauditok megszaporodása. 2008-ban komolyan érintette a szoftvergyártókat a bevételek visszaesése, és ennek ellensúlyozására kezdtek aktív audittevékenységbe. A szoftvergyártói auditok jelentős hiányokat voltak képesek feltárni egyes ügyfeleknél, és így számottevő bevételgeneráló hatásuk volt.
Úgy tűnik, hogy az akkori – számukra – pozitív tapasztalatok alapján a nagy szoftvergyártók most hamarabb nyúltak ehhez az eszközhöz. Mind a magyar, mind a nemzetközi hírek arról szólnak, hogy a gyártói licencauditok száma emelkedőben van. A saját ügyfélkörünkben is tapasztaljuk, hogy nem csak az auditok száma szaporodik, hanem a szokásos „nagyok” (Microsoft, Oracle, IBM, SAP) mellett megjelentek olyan szereplők is, akiket eddig a magyar piacon kevésbé láttunk aktívnak (pl. Veritas, Micro Focus). A tapasztalataink szerint abban sem lehet reménykedni, hogy a távolságtartás vagy az utazási korlátozások miatt most nem tudnak auditálni.
- Együttműködést támogató szoftverek licencelése
A távoli együttműködést támogató szoftverek gyártói lettek a válság első igazi nyertesei, mivel a közösségi távolságtartás igénye magával hozta az ilyen szoftverek használatának fellendülését. A home office idején mindenki Zoom vagy Teams hívásokban tölti a munkaideje egy részét, de emellett megjelent a magáncélú használat is, amikor pl. a gyerekeink szülői értekezletére is online kell becsatlakoznunk.
Tavasszal a licenctanácsadóink rengeteg kérdést kaptak az ilyen szoftverek licencelésével, optimális beszerzésével kapcsolatban. Ráadásul akik éltek vele, azoknak mostanában jár le a Microsoft által tavasszal meghirdetett fél éves ingyenes Teams használatot biztosító időszak is, így újra előkerült a kérdés: milyen konstrukcióban használhatnák tovább, vagy milyen alternatívák vannak?
Kissé bonyolítja ezt a licencelési kérdést, hogy a távoli munkavégzésre való átálláskor nem minden cég tudott a munkatársak számára vállalati laptopot biztosítani. Így azt is vizsgálni kell, hogy a saját eszközön megvalósuló használat milyen módon befolyásolja a licencigényt.
- Cloud térnyerés felgyorsulása
A vírus egyik pozitívnak tekinthető hatása a gazdaságra, hogy felgyorsította a vállalatok digitális átállását. Tavasszal egyik napról a másikra léptek meg a vállalatok olyan változtatásokat, amik egyébként hónapokig, évekig tartó előkészítést igényeltek volna. A home office-ra való sikeres átállás eredményeként egyes cégek az iroda teljes virtualizálását is fontolgatják.
A változások hatására láthatóan megnőtt a felhő alapú szolgáltatások igénybevétele. Számos vállalatnál látjuk, hogy a korábbi „on premise” működés egy részét átállították cloud alapú szolgáltatásokra. A felhő alapú szolgáltatások mérése azonban az eddigiektől eltérő elvárásokat támaszt a szoftvergazdálkodással szemben is. A korábbi telepítés alapú felhasználást jellemzően felváltja a felhasználó, vagy igénybevétel alapú mérés, az örökös licencek kezelése helyett pedig a szolgáltatási díjak követése és optimalizálása a feladat.
- Belső folyamatok átalakítása
Az előző pontban említett hirtelen átállás, az előkészítés elmaradása persze magával hozta azt is, hogy gyorsan átálltak a vállalatok egy olyan működésre, ahol a folyamatok nem voltak optimálisan átgondolva, kialakítva. Ez a vállalat minden területét érinti, így a szoftvergazdálkodást is.
Sok helyen látjuk, hogy a beszerzési folyamatok átmenetileg lelassultak, az aláírásokat beszerezni is több időbe telik. Ezt figyelembe kell venni a napi folyamatokban, pl. a lejáró licencek és követések megújítását korábban kell elkezdeni, mint szokásosan tennénk.
Olyan meglepő példával is találkoztunk, hogy a távolról dolgozó munkatársak gépeiről a VPN-en keresztül nem jött be az adatgyűjtés (és nem mentek ki a biztonsági javítócsomagok sem), így a szoftvergazdálkodás számára nem voltak elérhetők a friss adatok mindaddig, amíg az IT biztonság nem módosította a tűzfal beállításait.
- Költségek csökkentésének prioritása
A járvány tavaszi megjelenésekor számos vállalatnál óvatosságból megszorításokat vezettek be az üzletmenetben. Vélhetően a vállalatok többsége felkészült egy esetleges recesszióra, tartalékokat képzett.
Ebben a helyzetben felértékelődtek az olyan projektek, amik megtakarításokat képesek realizálni. A szoftvergazdálkodás ilyen terület. Több ügyfelünknél látjuk, hogy a szoftvergazdálkodási gyakorlatukban szintet léptek. Fókuszt helyeztek a licencekkel való gazdálkodásra, elkezdték felderíteni a nem használt szoftvereket, az indokolatlanul fizetett követési díjakat, a szükségesnél drágább licenceket. Ezekre a költségcsökkentési projektekre azért is érdemes figyelmet fordítani, mert szinte azonnal, vagy nagyon gyorsan megtérülő beruházásként képesek megtakarításokat eredményezni.
A fenti néhány példa azt mutatja, hogy a COVID-19 a szoftvergazdálkodást is olyan, korábban nem tapasztalt helyzet elé állította, amikre reagálnunk kell, és aminek megfelelő kezelésével ezt a helyzetet a saját előnyünkre is fordíthatjuk.
