A szoftver-licencszerződések kevésbé ismert, és a szerződés megkötésekor általában kis figyelmet kapó részei a szoftvergyártót auditra feljogosító bekezdések. Ezek alapján a gyártónak joga van ellenőrizni a felhasználás mértékét és feltételeit, azaz auditot indíthat.
Fontos azonban tudni, hogy ezek az auditok nem véletlenszerűek. Az audit általában a szoftvergyártó oldalán is jelentős ráfordítást igényel, ezért nyilván ők is oda irányítják ezeket az erőforrásokat, ahol a legjobb megtérülésben bízhatnak. Igen, megtérülésben, mert az audit célja a hangzatos megfogalmazások („segítünk az ügyfeleknek”) ellenére valójában mindig a bevételek növelése.
A gyártók sok nyilvánosan elérhető információ, az ügyfél által szolgáltatott adat, vagy akár a kereskedőik révén nyert értesülés alapján is rendszeresen értékelik az ügyfeleiket, és ez alapján ütemeznek be auditokat. Az alábbiakban összeszedtük azt az öt leginkább jellemző eseményt, ami után jó eséllyel számítani lehet az auditor érkezésére.
1. Cégátalakulás
Ha a vállalat keresztülmegy egy összeolvadáson vagy szétváláson, akkor ez általában számos, a licencelést is érintő változást hoz magával: az infrastruktúra átalakítása, a dolgozói létszám jelentős változása, a korábbi szerződések összehangolása, egy kiválásnál a két új szervezet között a licencek megosztása, a kedvezményszintek esetleges csökkenése. Ezek a változások magukban hordozzák azt a veszélyt (a gyártó szemszögéből lehetőséget), hogy egyes rendszerek licencei már nem fedik le megfelelően a megváltozott felhasználást.
Mivel az ilyen jellegű átalakulások híre általában nyilvánosan elérhető, és legtöbbször maga a vállalat is közzéteszi, így számítani lehet arra, hogy ez a gyártókhoz is eljut, és akár több gyártótól is kaphatunk audit megkeresést.
A cégátalakulások, vállalatfelvásárlások esetén a licencvagyon kezelése több szempontból is különös odafigyelést igényel: erről bővebben olvashat az IPR-Insights jogi csapatának cikksorozatában.
2. Szoftverkövetés lemondása
A szoftverkövetések díja rendszeres bevételt jelent a szoftvergyártók számára, így ez általában az új licenceladásoknál is nagyobb fókuszt kap. Épp ezért nem meglepő, hogy ennek a bevételnek a kiesése gyakran azonnali auditot eredményez.
3. Jelentős növekedés
Egy jelentős mértékű növekedés a bevételekben vagy a létszámban önmagában is a felvásárlásokhoz hasonló jelzés lehet a gyártók számára. Feltételezhető, hogy a nagyobb méretek nagyobb tranzakciószámokat, több felhasználót, nagyobb infrastruktúrát igényelnek, és ha ezt nem követi a szoftverekre fordított összeg növekedése, akkor a gyártó meg akar győződni arról, hogy minden megfelelően van licencelve.
4. Infrastruktúra átalakítása
Egy nagyobb infrastrukturális átalakulás jelentős, komplex projektet jelent egy nagyvállalat működésében. Ha a projektbe nem vonják be a vállalat szoftvergazdálkodási felelőseit, akkor az nem csak egy licencelési szempontból nem optimális rendszert eredményezhet, hanem jelentős nemmegfelelőség is kialakulhat. Ha a gyártóhoz eljut az átalakítás híre, az erősíti az audit valószínűségét.
De nem is kell nagy átalakulásban gondolkodnunk, mert egy vállalat tipikusan 3-5 évente megújítja a hardvereit, és ez önmagában is növelheti a licencigényt. Például egy egyszerű szervercsere, ahol a processzormagok száma nem változik, de újabb generációs processzoron fut a rendszer, több licencet igényelhet a magszorzók miatt.
5. Szerződésforduló
Önmagában egy szerződés fordulója kapcsán is eltérhet az ügyfél és a gyártó elképzelése arról, hogy milyen mértékű licencvásárlást kellene tartalmaznia az új szerződésnek. Ha a gyártó úgy érzi, hogy az igényelt mennyiség nem feltétlenül biztosítja a megfelelőséget, auditot fog indítani.
Bizonyos gyártói szerződések esetén különösen számítani kell erre. Például az Oracle ULA (Unlimited License Agreement) szerződés az érvényességi ideje alatt lehetővé teszi a korlátlan növekedést. Ennek következtében viszont a szerződésből való kilépéskor meg kell állapítani az aktuális használat mértékét, és ez szinte garantáltan maga után vonja az auditot.
