Licencmenedzserek, SAM menedzserek gyakran panaszkodnak arra, hogy a szervezeten belül nagyon nehezen tudják „eladni” a szoftvergazdálkodás előnyeit a vezetőknek. A probléma érthető: a C szintű menedzsereknek (CEO, CCO, CFO, CIO, CMO, COO, CTO stb.) információdömpinget kell feldolgozniuk, naponta találkoznak jól és kevésbé jól megalapozott költségvetési javaslatokkal, projekt-ötletekkel. És gyorsan kell döntéseket hozniuk mindezekről. A megoldás: könnyen megérthető, gyorsan áttekinthető érvrendszert kell kidolgozni.
A szoftvergazdálkodással, licencoptimalizálással kapcsolatos szakirodalomnak évek óta bővében vagyunk: SAM-stratégia, SAM érettségi modell, szoftvergyártókra lebontott költségoptimalizálási tervek, részletes megtérülési számítások. Mindezek azonban a C szint megszólításához általában túl hosszúak és túl „szakmaiak”.
Jól érezhető, hogy a szoftvergazdálkodásnak is szüksége van egy „elevator pitch”-re – vagyis olyan tömör, mindössze néhány mondatos mini-prezentációra, ami akár egy liftben töltött közös utazás vagy egyéb pár perces személyes találkozás ideje alatt is előadható. Lássuk, hogyan hangozhat ez!
A címben megfogalmazott kérdésre a C szintű vezető meggyőzése érdekében a megtérülő befektetés a jól csengő válasz. Azt kell tehát bemutatnunk, miért érdemes befektetni a SAM-be!
Bevezetőként a gazdasági döntések tipikus kulcsszavait érdemes használnunk: azért fontos a szoftvergazdálkodás, mert a következőket kínálja:
- Kontroll a jogi (audit) kockázatok, a szoftvervagyon és a költségek felett.
- Optimalizálás szoftvereszközök használatával.
- Rugalmas növekedés lehetősége on-premise vagy felhőalapú infrastruktúrában az üzleti igényeknek megfelelően.
Ezt követően az egyes részlegek vezetőinek specifikusan is meg tudjuk fogalmazni, kinek milyen előnye származik a SAM-ből:
- IT: Jól átlátható képet kap arról, pontosan milyen szoftvervagyonnal rendelkezik. Hatékonyan racionalizálhatja a folyamatokat, illetve a telepítéseket, frissítéseket és licenckiosztásokat.
- Jog: A teljes körűen és napra készen dokumentált megfelelőség ismeretében felkészülten várhatja a szoftvergyártói auditokat, minimalizálható a kockázat.
- Beszerzés: A licencelési helyzet (ELP) napra kész ismerete hatékonyabb beszerzést és szerződéskötést tesz lehetővé. A SAM hatékony központi ellenőrzést és egyszerűsített eljárásokat, jelentéstételt és költségvetést kínál.
- Üzleti oldal: Átláthatóbbá válnak a szoftverekre fordított kiadásai, tervezhetőbbé és indokolhatóbbá válik a költségvetése. Csak a valós felhasználás alapján indokolt szoftvereket kell beszerezni.
- HR: A SAM segítségével biztosítható hogy az alkalmazottak megfeleljenek a vállalati szabályzatoknak és irányelveknek, minimalizálva a biztonsági és jogi kockázatokat. A belépő és távozó alkalmazottak szoftvereszközei átlátható rendszerben nyomon követhetők.
- PR: A SAM révén erősíthető az image: a megfelelőség (compliance) és az etikus működés hangsúlyozása a belső cégkultúrán kívül a cég külső megítélését is kedvezően befolyásolja.
Végül a hatékony szoftvergazdálkodás bevezetésének cselekvési tervét tudjuk bemutatni egy egyszerű modellben (a zárójeles kifejtésekkel akkor érdemes kiegészíteni, ha korábbi mondataink eredménye képpen már látjuk felcsillanni az érdeklődés szikráját 😃:
- lépés: Induló szoftverleltár készítése (A SAM technológiákkal kapcsolatos képességek, korlátok és elvárások.)
- lépés: A telepített / használt szoftverek és a meglévő licencek összevetése (A licencelési metrikák (pl.: felhasználók, magok, processzorok és eszközök) optimális alkalmazása.)
- lépés: A folyamatok és eljárások felülvizsgálata / meghatározása (Hogyan lehet automatizálni a manuális folyamatokat és központosítani az ellenőrzést?)
- lépés: SAM cselekvési terv kidolgozása és fenntartása (Szerepkörök és felelősségi körök meghatározása a szoftverek adminisztrációjához. Leltárellenőrzési folyamat fenntartása, beleértve a szoftverek kivezetését is.)
A megfelelő mondatok pontos megfogalmazását természetesen befolyásolja a cégkultúra és a személyes kapcsolatok milyensége is, de bízunk abban, hogy a fenti vázlat alapján Ön is kialakíthatja hatásos licencmenedzseri „elevator pitch”-ét, ami utat nyithat a SAM C szintű elfogadásához.
