Szoftvergazdálkodás (SAM)

Egy-egy auditértesítés megérkezése többnyire jelentős fejfájást okoz. Ekkortól a felhasználót szorítja az idő, és behatárolja a lehetőségeket, de ez a tipikusan 30-45 napos időszak épp arra való, hogy felkészüljünk az auditor fogadására. Az IPR-Insights ebben, illetve az auditorral folytatott tárgyalásokban is támogatást kínál: szakértői segítenek abban, hogy ügyfeleink már a felkészülés során megismerjék valós licencelési helyzetüket, és csökkentve az auditor információs előnyét, egyenlő félként ülhessenek a tárgyalóasztalhoz. Azok számára, akik még nem kezdték el szoftvergazdálkodást, vagy a SAM folyamat elején járnak, rengeteg kérdés és megoldandó feladat merül fel. Milyen terhelésre és időtartamra lehet számítani? Mely termékeket fognak egyáltalán vizsgálni? Milyen pontossággal tudjuk, vagy sejtjük, hogy mit használunk? Van-e rálátásunk minden telepítésre? Egy vagy több területhez tartoznak ezek a szoftverek? Kik üzemeltetik? Tudjuk, hogy milyen licencekkel lehet lefedni azt, amit használunk? Mire van egyáltalán licencünk? Milyen nagyságrendben mozoghat a hiány, ha van? Hogyan kéne felkészülni az auditra? Azokat, akik már előrébb tartanak a szoftvergazdálkodásban, licencelés és az auditálás finomabb részletei foglalkoztatják. Mekkora változás volt a legutóbbi felmérés óta? Vannak-e eddig ismeretlen licencelési csapdák? Lesz-e egyáltalán nem tervezett kiadásunk? Milyen értelmezési vitákra számíthatunk? Előre hozzuk-e a tervezett infrastruktúra átalakítást vagy egyéb beruházást? Mennyi lesz az adatszolgáltatás költsége? Hogyan tudjuk a napi működést legkevésbé zavaróan végezni a felkészülést és az adatszolgáltatást, kell-e hangolnunk az ütemterven? Az érettebb SAM gyakorlat az audit számszerű eredménye szempontjából is előnyös, és az információigény kiszolgálása is kevésbé zavarja meg a szokásos működést, így kisebb anyagi ráfordítást jelent. Az ügyfélnek a licencszerződésből fakadó kötelessége az együttműködés az auditorral, és ez csak igen szélsőséges esetekben korlátozható. Ilyen lehet az, ha a vizsgálódó gyártó saját szoftverein kívül nem releváns területek iránt is érdeklődik, vagy ha a vizsgálat megzavarja a normális napi működést. Az audit felderítő fázisa ad képet arról, hogy a gyártó termékeiből hol, mennyit és milyen funkciókat használunk, közülük melyek tartoznak az audit hatókörébe, illetve mindez mennyire egyezik a szándékolt felhasználásunkkal. Minél tagoltabb a szervezet, annál több olyan szervezeti és infrastrukturális zseb, zug, ahol valami váratlanra lelhetünk, és ezek a részletek az auditorokat nagyon érdeklik. A kiértékelési fázis feladata kideríteni, hogy az azonosított felhasználást milyen licencekkel lehet legjobban lefedni, és azt össze kell vetni a licencleltárral. Optimalizált licenckiosztásra viszont csak a felhasználó és / vagy független tanácsadó partnere fog törekedni, az auditor nem, hiszen a költséget a végfelhasználó viseli. A várható hiány ismeretében következik a pénzügyi előkészítő fázis, benne annak meghatározása, hogy milyen szintű (pl.: regionális, globális) döntés, illetve támogatás szükséges a megoldáshoz. Kiugró hiányok rendezése akár tervezett fejlesztések elhalasztásával, vagy törlésével is együtt járhat. Az auditorral folytatandó tárgyalási szakaszra készülve fontos előre tisztázni (akár számszerűsíteni), mit akarunk elérni, és mit vagyunk hajlandóak elengedni. Azt is tudnunk kell, hogy a szemben ülő félnek mi a célja, és várhatóan mit reagál majd az egyes lépéseinkre. Egyes licencszerződések meghatározásai nem pontosak a felhasználás gyakorlati megítélése szempontjából, s a vitás pontokat a gyártó hajlamos saját előnyére értelmezni. Az ügyfeleknek – egyenlő félként – lehetőségük van a nem egyértelmű fogalmak tényeken alapuló értelmezésre, ütköztetve a gyártó elképzelésével, hiszen a különbség listaáron hatalmas összeg lehet. A tényleges felhasználás értékét meg kell fizetni, de semmi olyat, ami ezen túlmegy, nem vezethető le a szerződésből, vagy nem tényeken alapul. A hiányok rendezésében eltérő a gyártók hozzáállása. Némelyikük akár az audit ideje alatt is megengedi a licencvásárlást, míg mások – főleg a külső auditort alkalmazó cégek – az audit kezdetén fennálló állapotot fagyasztják be úgy licenc, mint felhasználás oldalon. A szoftverauditor (akár gyártó, akár megbízott) az ügyfélnek pénzbe kerülő megállapításokat igyekszik tenni. Nem független szakértő – érdekelt abban, hogy hiányosságot találjon. Ráadásul egyes gyártók úgy rendelkeznek, hogy amennyiben a szerződött és a tényleges felhasználás között 5 százaléknál nagyobb az eltérés, az auditor díját is a vizsgált cég fizeti, ami szintén jelentős kiadás. Fontos, hogy az auditornak sincs korlátlan ideje a vizsgálatra: elsőként a kevesebb munkával sok bevételt ígérő pontokra, az „alacsonyan függő gyümölcsökre” céloz. A gyártónként egyedi csapdahelyzetekre érdemes független SAM tanácsadói segítséggel felkészülni. Ha érdekli, mi az 5 legnagyobb „bukta”, ami a felhasználókat fenyegeti, ha az auditor érkezik előbb, mint a licenctanácsadó, töltse le rövid bemutatónkat!

Ismertető letöltése