IT asset management (pol. zarządzanie zasobami IT, w skrócie ITAM) postrzegany powinien być raczej jako proces, niż jednostkowy projekt. Istotą projektu jest bowiem reakcja na nieoczekiwane zdarzenie (np. audyt producenta oprogramowania, nagła instalacja niezbędnych programów), która po rozwiązaniu problemu traci swój cel- aż do momentu pojawienia się kolejnej sytuacji wymagającej przeprowadzenia działań naprawczych.
Zarządzanie zasobami jako proces stanowi dużo bardziej zrównoważone i efektywne rozwiązanie. Inwestycje związane ze sprzętem komputerowym i aplikacjami stanowią bowiem w firmie jej istotne aktywa, uzasadniona jest również ich zaplanowana ?konserwacja?, w związku z którą warto zastosować 10 poniższych rad:
- Do procesu zarządzania zasobami przypisany powinien być (przynajmniej jeden) opiekun procesu. Z obserwacji wynika, że tam gdzie opiekun procesu nie został wyznaczony inicjatywa ITAM zazwyczaj schodzi na dalszy plan, a środki przeznaczone na jej rozwój zostają uszczuplone. Bezpośredni reprezentant procesu potrafi często przekonać kadrę zarządzającą o istocie ITAM, oraz sprawić, że zarządzanie zasobami IT stanie się naprawdę pożyteczne.
- Zaangażujmy team ITAM w tworzenie procesów zarządzania, nie ograniczając jego roli jedynie do przestrzegania wcześniej ustalonych regulacji. W ten sposób członkowie grupy traktować będą ITAM jako swoja własność, którą należy skutecznie reprezentować.
- ?Lepszy wróbel w garści..?- zarządzanie rozpocznijmy od fragmentu całości (pilotażem) i przygotujmy nasz plan na jego stopniowe rozszerzanie.
- Nie wszystko może być jednakowo ważne. Zdefiniujmy kryteria krytycznych narzędzi. Może być to zakres specjalnego sprzątu komputerowego, oprogramowania- przjerzenie listy urządzeń pomoże w ich określeniu. Urządzenia krytyczne wymagają szczególnej uwagi- jasno zdefiniowane kryteria ochronią team ITAM przed nadmiernym przeciążeniem.
- Podejście ITAM oparte na cyklu życia rozpoczyna się zmierzeniem potrzeby zaopatrzenia, które prowadzi do sporządzenia inwentaryzacji oprogramowania (wycofujemy licencje oprogramowania, ale archiwizujemy poprzednie informacje dotyczące zasobów).
- Baza CMDB nie jest niezbędna, ale stanowi przydatne narzędzie do zarządzania elementów konfiguracji i umożliwia całościowe spojrzenie na zasoby IT oraz ich powiązania. Świetnie integrowane sią w niej dane pochodzące z różnych źródeł- ważne pytanie brzmi jednak, co powinna zawierać baza CMDB, aby uniknąć jej niepotrzebnego obciążenia.
- Automatyzacja, automatyzacja, automatyzacja. Sprawdźmy czy wszystkie powtarzalne prace manualne moga zostać zautomatyzowane. Mogą być to instalacje, generowanie raportów- istnieje wiele sposobów na zautomatyzowanie procesu, tak aby więcej nie stanowił dla nas dodatkowego problemu i nakładu pracy.
- Udostępnijmy zgromadzone dane ITAM wszędzie tam, gdzie mogą być przydatne w firmie. Najbardziej oczywistym działem jest grupa wsparcia użytkownika: integracja danych skróci czas rozwiązywania problemów, może zautomatyzować zakupy, a ostatecznie zwiększa również satysfakcję użytkownika. Również zarządzanie zmianiami może korzystać ze zgromadzonych danych: przy przeprowadzanych zmianach pozwoli to uniknąć tymczasowego niedoboru aktywów oraz zapewni ciągłość działalności krytycznych obszarów biznesu.
- W przypadku zarządzania oprogramowaniem bardzo często od rzeczywiście zainstalowanych programów ważniejsze jest jakie posiadamy na nie licencje. Podczas audytów producentów większość organizacji nie spełnia wymogów, ponieważ nie może potwierdzić legalności używanego przez siebie oprogramowania. Istotne jest więc, abyśmy w czasie kontroli zawsze posiadali wszystkie wymagane dokumenty oraz faktury.
- Stwórzmy możliwość wyrażenia feedbacku wśród członków teamu ITAM, IT i użytkowników biznesowych. Planujmy zmiany i rozwój, bowiem im bardziej zintegrowany jest system ITAM, tym więcej pojawiających się w związku z nim dodatkowych wymagań i potrzeb zmiany. Nie ma również wątpliwości, że w szybko zmieniającym się środowisku biznesowym IT jest jednym z najmniej statycznych obszarów firmy.
Pojedynczy projekt ITAM/SAM sam w sobie nie rozwiąże wszystkich trudności związanych z zarządzaniem aktywami w firmie, może być jednak dobrą inicjatywą w kierunku trwałego procesu rozwiązywania problemów. Dzięki metodom opisanym powyżej możemy bowiem stworzyć taki system pracy, który pozwoli na stopniowe wyeliminowanie problemów oraz zapobiegnie ich ponownemu powstawaniu.
