Twórcy oprogramowania coraz częściej korzystają z zawartych w umowach licencyjnych możliwości audytowych i kontroli zakupionych licencji. Nieprzypadkowo kontrole te odbywają się często bezpośrednio przed zamknięciem roku finansowego u producenta.
Test przeprowadzony w środowisku rodzimych użytkowników w związku z zarządzaniem oraz licencjonowaniem oprogramowania- a więc prawami użytkowania- pokazuje, że zgodnie ze światowym trendem również na Węgrzech zauważamy coraz częściej występujące audyty producentów- dla magazynu ?Világgazdaság? (?Światowa gospodarka?) mówi Sándor Zsoldos*. Według dyrektora generalnego firmy konsultingowej IPR-Insights częste audyty to nie przypadek, stanowią bowiem znaczną część rocznych przychodów u producentów oprogramowania. Dlatego też nierzadko przeprowadzane są właśnie przed zamknięciem ich roku finansowego.
Warto więc wspomnieć, że właśnie z końcem wiosny następuje zamknięcie roku finansowego dwóch ważnych producentów oprogramowania oraz bardzo aktywnych audytorów licencyjnych: Oracle- 31 maja, oraz Microsoft- 30 czerwca. W najbliższych miesiącach wiele krajowych przedsiębiorstw spodziewać może się więc wezwania do audytu legalności oprogramowania posiadanego w firmie. Po otrzymaniu listu do rozpoczęcia kontroli pozostaje już niewiele czasu na rozpoznanie faktycznego użycia oprogramowania, wyszukanie dokumentów licencyjnych, sporządzenie zestawienia, które porówna listę używanych aplikacji z posiadanymi licencjami, określenie realnego zapotrzebowania oprogramowania oraz jego optymalizację.
Bez przedsięwzięcia wyżej wymienionych kroków możemy liczyć się z dotkliwymi karami na koniec audytu. ?W ostatnich latach spotkaliśmy się z sytuacją, gdy poproszono nas o pomoc już po otrzymaniu wezwania do audytu, dzięki czemu z przewidywanego braku licencji o wartości miliarda forintów udało nam się obniżyć braki do niewielkiej części?- mówi dyrektor generalny. ?Dlatego też niezwykle ważne jest przygotowanie się na tego typu kontrole, a coraz więcej firm korzysta przy tym z pomocy zewnątrznych konsultantów. Nasze doświadczenie podpowiada: im większa firma (więcej używanych licencji oprogramowania), tym większa szansa na bycie kontrolowanym.?
Często zdarza się, że audytorzy wielkich producentów ?szlachetnie? proponują nam darmową pomoc w przygotowaniu się do do audytu, należy jednak ostrożnie podchodzić do takiej bezpłatnej oferty. W interesie producentów oprogramowania znajduje się bowiem sprzedaż licencji. Bezpłatna pomoc i konsultacje (w normalnym przypadku zresztą bardzo drogie) rekompensowane są w postaci nowych zakupów licencyjnych wynikających z przeanalizowanych braków.
W przeciwieństwie do producentów oprogramowania niezależne firmy konsultingowe oferują wiele rozwiązań, które pomogą w długotrwałej oraz co ważne legalnej optymalizacji zużycia aplikacji, w tej sytuacji istnieje również możliwość przerwania korzystania z niepotrzebnego oprogramowania. W wielu firmach zdarza się bowiem, że instaluje się niewykorzystywane, ale związane umową licencyjną programy komputerowe, co w większych przedsiębiorstwach doprowadzić może do wielotysięczynych strat. W każdym z tych przypadków skala oszczędności przewyższa opłacone godziny konsultacji. Zmienne jest natomiast, gdzie i jakie braki licencyjne zostają wykryte podczas audytu producenta, zazwyczaj liczby nie są upublicznione.
W przypadku przedsiębiorstw, które proaktywnie podchodzą do zarządzania licencjami oraz korzystają z pomocy zewnętrznych konsultatnów jeszcze przed otrzymaniem wezwania do audytu nierzadko udaje się zapobiec wielomilionowym zapłatom.
*Możliwość przeczytania całego artykuł magazynu ?Világgazdaság? (?Światowa gospodarka?) tutaj.
