Zarządzanie oprogramowaniem i licencjonowaniem to rosnący rynek nie tylko na Węgrzech, ale także w całym regionie. Węgierski IPR-Insights po Polsce otwiera oddział również w Rumunii, dlatego Fundusz Kárpát-medencei Vállalkozásfejlesztési Kockázati Tőkealap (Rozwoju Przedsiębiorczości Zagłębia Karpackiego) podjął decyzję o zainwestowaniu w firmę 465 millionów HUF (ponad 6 mln PLN). O sytuację na rynku zapytaliśmy Sándora Zsoldosa, dyrektora generalnego.
Na ile krajowe firmy są świadome zarządzania licencjami? Czy to prawda, że często nawet nie wiedzą, jakie programy używane są na komputerach w przedsiębiorstwie?
Obecnie coraz częściej również firmy krajowe spotykają się z audytami największych międzynarodowych producentów oprogramowania, takich jak Microsoft, IBM, SAP lub Oracle, którzy kontrolują legalne korzystanie z ich oprogramowania.
?Producenci oprogramowania coraz intensywniej chronią swoje prawa własności intelektualnej, co gwarantują im umowy z użytkownikiem?.
Taki audyt może być długotrwały i męczący, dodatkowo jeśli audytorzy znajdą produkty, które nie są właściwie używane, może mieć również niemałe konsekwencje finansowe. Naszym zadaniem jest informowanie naszych klientów, gdzie występuje niedostateczne lub nadmierne licencjonowanie w przedsiębiorstiwe, czy istnieje jakakolwiek rozbieżność między umowami a rzeczywistym wykorzystaniem oprogramowania.
Czyli problematyczna jest nie tylko sytuacja, w której nie masz wystarczającej liczby licencji, ale również jeżeli niepotrzebnie kupiłeś oprogramowanie?
Dużo kosztuje korzystanie z oprogramowania, dla którego nie zakupiono odpowiednich licencji, i zostanie to wykryte podczas audytu. Ale stratą pieniędzy jest także niepotrzebny zakup oprogramowania.
?Odpowiednie zarządzanie oprogramowaniem nie jest łatwe do zrównoważenia, granica, aby firma nie kupowała mniej ani więcej niż jest to absolutnie konieczne, jest bardzo cienka?.
Ponadto świat również szybko się zmienia: im więcej komputerów ma Twoja firma, tym bardziej musisz zwracać na nie uwagę. W przypadku małej firmy zatrudniającej kilkadziesiąt osób specjalista IT może nadal wykonywać pracę zarządania oprogramowaniem, ale dla kilkusetosobowych firm nie będzie już to działać bez świadomego zarządzania.
W oparciu o doświadczenie IPR- z jakimi problemami można spotkać się najczęściej?
Zwykle klient szuka naszej pomocy, gdy podejrzewa, że coś już jest nie tak. Często nie sama instalacja oprogramowania stanowi problem, ale ile osób korzysta z programu.
?Załóżmy, że firma kupuje jednorazowo sto programów, a inżynier IT zaczyna je instalować na komputerach nie posiadając informacji, czy przekroczył już limit stu.?
Liczba instalacji może jednak nie tylko rosnąć, ale również być zmniejszona: gdy członek personelu opuszcza firmę, jego komputer może być przechowywany w magazynie lub przekazany komuś, kto instaluje własne oprogramowanie. Z tego może już wyniknąć różnica między faktycznym użytkowaniem licencji a regulacjami zawartmi w umowie licencyjniej. W dużych firmach szczególnie widoczny jest problem polegający na tym, że bardzo wysoka jest liczba użytkowników różnych rejestrów i baz danych po stronie serwera, gdzie działają aplikacje korporacyjne.
Jak możliwy jest tak drastyczny wzrost liczby użytkowników?
Na przykład jeden z naszych klientów rejestrował zapasy magazynowe w SAP i zezwolił swoim partnerom handlowym na dostęp do bazy danych, dzięki czemu byli w stanie na czas złożyć zamówienie, gdyby w magazynie brakowało towaru. W ten sposób liczba użytkowników wzrosła, ale opłaty licencyjne zostały na tym samym poziomie. Jeśli dostawcy oprogramowania zapukają do przedsiębiorstwa, bardzo szybko zorientują się, że coś tu jest nie tak i łatwo udowodnią, że liczba użytkowników wzrosła, podczas gdy w firmie nie pracuje wiecej osób.
?Nie uważamy tego za świadomy błąd, ponieważ nie możemy oczekiwać, że menedżer IT będzie miał wszystko na uwadze?.
W przypadku dużych firm może to wymagać dedykowanego zespołu zajmującego się zarządzaniem oprogramowaniem. My również organizujemy tak zwane Akademie Licencyjne, podczas których uświadamiamy uczestników, jak ważna jest kontrola używanego oprogramowania, oraz usuwanie z komputerów programów, których nie potrzebują. Dzięki temu mogą zaoszczędzić dużo pieniędzy: nasz dotychczasowy rekord to półtora miliarda forintów (ponad 20 millionów złotych) dla konkretnego producenta oprogramowania.
Czy mniejsze firmy mogą sobie pozwolić na zarządzanie oprogramowaniem?
Do określonego poziomu- oczywiście tak. Jednocześnie jako konsultanci mamy świadomość, że zbadanie tysiąca komputerów w przedsiębiorstiwe wymaga prawie takiego samego nakładu pracy, jak sprawdzenie firmy będącej w posiadaniu stu komputerów. Myślę, że dla mniejszych kilentów realnym rozwiązaniem jest opcja, w której nie skorzystają ze wszystkich naszych usług. W każdym razie istnieją jednak przypadki, w których nasza praca ma bardzo wymierne korzyści:
?Naszym klientem była firma dysponująca 10-20 komputerami, zajmująca się tworzeniem gier komputerowych, przedsiębiorstwo korzystało jednak z bardzo drogiego oprogramowania, pomogliśmy im więc obniżyć koszty?.
Ale wśród naszych klientów mamy również firmę ze 100-120 komputerami, które płacą stosunkowo wiele za wsparcie w zarządaniu programami w stosunku do swoich zasobów oprogramowania, ponieważ firma macierzysta pochodzi z Niemiec, i ważne jest dla niej ostrożne działanie w związku z oprogramowaniem. Oczywiście w przypadku ogromnych firm o rozmiarze zbliżonym do MOL opłata za doradztwo to już niewielki procent zasobów oprogramowania, ale i tutaj mała zmiana może doprowadzić do wielkich oszczędności.
Jak w legalnym korzystaniu z oprogramowania wypadają firmy węgierskie w zestawieniu międzynarodowym?
Dziś nie jest już typowe dla firm, zwłaszcza dużych, aby świadomie korzystały z nielegalnego oprogramowania. Bazując na naszym doświadczeniu wiemy, że każdy stara się zachować równowagę pomiędzy uprawnienami licencyjnymi a instalacjami, żaden menedżer IT nie chciałby przez to ryzykować swojej kariery.
?Zresztą przedsiębiorstwa na całym świecie mierzą się codziennie z podobnymi problemami, a problemy te wynikają najczęściej z rozmiarów firmy, a nie z chęci oszustwa?.
Nikt nie chce ryzykować kary, która często przybiera formę nieuzyskania zniżki na dodatkowe zakupy licencyjne lub konieczność zapłaty za wsparcie i usługi, z których nigdy nie chcieliśmy korzystać.
